弊社が指定管理者として運営管理業務を受託している苫小牧市まちなか交流センター・ココトマ（以下、「ココトマ」と表記します。）の令和4年度運営報告書中、「収支報告書」において、令和4年7月8日付にて「新型コロナウィルス感染拡大防止による休館補償」として市が臨時に交付決定し弊社に交付した補助金を記載しないまま、同報告書を市に提出していたことが苫小牧市議会のご指摘により判明いたしました。
市、並びに苫小牧市民の皆様にはご心配、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫びを申し上げます。
本件について、直ちに原因を確認しましたところ、報告書作成者および書類管理責任者の不注意による確認もれがあったことが主たる原因であると判明いたしました。
なお、ココトマを含む弊社事業の会計決算においては、当該補助金は正確に計上され、外部会計事務所による適正な決算処理が行われたことを市担当者とともに確認いたしました。収支報告への記載漏れによる、当該年度の法人会計処理、納税計算等への影響は一切なく、国、地方公共団体への申告は正しく行われたことを合わせてここにご報告させていただきます。
不注意、確認もれが生じた原因について、弊社では以下の点が主たる要因であると考えております。
① 市の会計年度と弊社の会計年度が異なるため、会社会計の数字をココトマ収支報告用に転記する作業を行っており、今回の直接の原因は転記漏れによるものであった。
② 会社会計は外部会計事務所の数度にわたる確認作業を受けるが、ココトマ収支報告は 社内確認しか行っていない。
③ ココトマの収支計算は毎月作成しているが、月々の収支を重視したものであり、かつ運営の指標として弊社内部のみに利用していた。市が設定する4月～3月会計期間と弊社の会計期間が異なることにより、3月の年度末収支計算と、それとは期間が異なる弊社会計の「年度途中の」収支累計数字は常に一致しない。そのため、弊社担当者は注意不足により、補助金転記漏れによる年度収支数値が低く出ていることに気づくことができなかった。
④ 弊社の決算がなされた後も、同様に会計期間による収支の相違として強い疑義を認識することができず、市提出の収支報告書の齟齬に気づくに至らなかった。
この分析に基づき、弊社は下記の通り防止策を講じ、また作業の見直しを図ってまいります。
① 転記作業については、トリプルチェックの導入など、転記のチェック機能を強化する。
② 外部会計事務所の最終確認を入れることを検討。
③ 内部資料を、添付資料として収支報告書に添付できないかを検討。
また、遠因の一つとして、ココトマ年度報告提出後に実施される、市による現地モニタ リング調査が今年から10月に変更になったことが挙げられると考えております。
昨年までは毎年5月に実施されていたこの調査で、弊社年度報告について不備等がないかの確認が行われ、その後に当該報告書が公表されておりました。この調査に代わるチェック機能を設けることが出来ないか、苫小牧市側と協議をすすめ、万一今回のような不備が起きた際の防御策を講じることを苫小牧市とともに検討してまいりたいと思います。
弊社は今回のような事象を二度起こさぬよう最大の注意を払い、指定管理業務にあたってまいる所存にございます。
引き続き皆様のご支援と、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
2023年10月吉日
株式会社OTis