拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社における情報共有に関する不手際により、関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、本件に関するこれまでの経緯をご報告させていただきます。
1. 関係者様との面談
7月22日： GAMOU HOKKAIDO様にて、関係者の皆様と弊社役員がご面談させていただきました。この面談は、今後の事業展開における重要な機会として認識しておりました。
2. 投資用ドラフト資料の作成
7月23日： 前日のGAMOU HOKKAIDO様からの前向きなご反応を受け、開発を加速させ、早期に市場を確立するためには、更なる資金投入が必要であると判断いたしました。これに基づき、投資家様向けドラフト資料の作成に着手いたしました。
3. 社内役員会での共有
7月25日： 弊社役員会において、現状報告と今後の事業展開の検討を目的として、作成した投資用ドラフト資料を共有いたしました。この時点では、あくまで社内検討用の資料であり、外部への開示は想定しておりませんでした。
4. 外部への資料共有と投資家紹介の依頼（問題発生）
7月27日： 弊社担当者が弊社の取引先担当者様と面談した際、今後の事業展開に関する資料として、このドラフト資料を共有し、投資家様のご紹介を依頼いたしました。この行為は、GAMOU HOKKAIDO様からの正式なご承認を得ていない段階での、弊社の重大な認識不足と軽率な判断によるものであり、深く反省しております。
5. 状況把握と撤回指示の遅れ
7月28日： 弊社担当者より、弊社の取引先担当者様への資料共有と依頼に関する報告を受けました。この時点で、まだ企画段階であり、GAMOU HOKKAIDO様の承諾も得ていない状況であったため、直ちに弊社の取引先担当者様へ資料の撤回を指示いたしました。しかしながら、この段階で弊社の取引先担当者様が既に資料を共有されていた可能性を考慮し、共有の有無を直接確認しておくべきであったと、弊社の危機管理体制の甘さを痛感しております。
6. GAMOU HOKKAIDO様へのアポイント依頼
7月29日： 改めて企画協力および販売協力のご提携をお願いさせていただくべく、関係者様へのアポイントを依頼させていただきました。これは、正規の手順を踏んで事業を進めるための行動でした。
7. 資料拡散の発覚と緊急対応
7月30日： 関係者様よりご連絡をいただき、弊社担当者を経由して弊社の取引先担当者様に確認を取ったところ、一部のお客様に資料が共有されていたことが判明いたしました。
この事態を受け、弊社の取引先担当者様に直ちに経緯説明と謝罪、および資料の撤回を依頼いたしました。
さらに、資料が拡散されてしまったお客様にも、弊社の取引先担当者様より直接お電話にて状況を説明し、資料の破棄をお願いいたしました。
8. 今後の対応について
万が一、本件資料の拡散が継続されていることが判明した場合には、速やかに事実関係を調査し、関係機関と連携の上、適切な対応を講じてまいります。
本件資料がもしお手元にございましたら、上記の通り誤情報となりますので、誠に恐れ入りますが、適切に破棄していただきますようお願い申し上げます。
引き続き、情報管理の徹底と再発防止に努め、皆様からの信頼回復に全力を尽くす所存でございます。
謝罪文
この度の事態は、ひとえに弊社の情報管理体制の不備と、内部統制の甘さに起因するものであり、関係者の皆様に多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
特に、弊社担当者が、GAMOU HOKKAIDO様からの前向きなご反応を受け、その期待感から、未承認の段階で性急な情報共有を行ってしまったことが、今回の事態を招いた最大の原因であると認識しております。弊社の情報統率力の欠如、そして社員教育の徹底不足が露呈した結果であり、痛恨の極みでございます。
今後は、このような事態が二度と発生しないよう、情報管理体制および社員教育を徹底し、再発防止に全力を尽くすことを固くお約束いたします。
この度の多大なるご迷惑とご心配をおかけしましたこと、重ねて深くお詫び申し上げます。何卒、本件の事情をご賢察いただき、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
株式会社オーティス
代表取締役 大宮 久司